Zo zorg je dat niemand meer wegdroomt tijdens jouw vergadering
Laatst was ik op de Event Summit 2025, waar Mark Tigchelaar sprak over focus en hoe je die kunt behouden. Een interessant onderwerp voor een creatief brein als het mijne, dat alle kanten opvliegt en ook behoorlijk confronterend.
Want hoe gefocust zijn we eigenlijk? En hoe zorgen we ervoor dat we niet te snel afgeleid raken?
Eye-opener tijdens een talk van Mark Tigchelaar
Een echte eye-opener voor mij was dat als je tijdens je werk wordt afgeleid door een melding of appje, het maar liefst 23 minuten duurt voordat je je focus volledig hebt herpakt. Het continue switchen van taken of het verleggen van je aandacht verlaagt dus je productiviteit en de kwaliteit van je werk. Dat is even confronterend!
Dit zette mij aan het denken. Is dit de reden waarom het zo moeilijk is om je aandacht ergens bij te houden, zoals bij je werk of een vergadering? Of speelt er meer?
>>
Waarom is het moeilijk om onze aandacht bij een vergadering te houden?
Als je mensen vraagt of ze snel zijn afgeleid tijdens presentaties en vergaderingen, antwoordt 95% daarop met ‘ja’. Je kunnen focussen is echter een voorwaarde om informatie goed en snel in je op te nemen, maar juist als je moet luisteren, ben je vaak snel afgeleid. Je hebt simpelweg te veel tijd over om aan andere dingen te denken.
Je spreeksnelheid ligt namelijk tussen de 140 en 160 woorden per minuut, terwijl je denksnelheid ergens tussen de 800 en 1400 woorden per minuut ligt. Je brein heeft dus een enorme overcapaciteit, waardoor afleiding op de loer ligt.
En als we dan ook nog onze telefoon of laptop bij de hand hebben, is de verleiding groot om even een appje te checken of je mail erbij te pakken – zonder dat iemand het ziet, uiteraard.
Maar hoe kunnen we ervoor zorgen dat we onze aandacht er wel bij houden?
>>
De oplossing: Doodle erop los!
Maar eerst een aantal basisprincipes die kunnen helpen:
- Zorg voor een goede agenda en deel deze vooraf. Hulp nodig? Kijk dan eens bij Notulensoftware.
- Wees kritisch: Wie nodig je uit, en/of is het wel echt nodig om deze vergadering bij te wonen?
- Houd de vergadering kort maar krachtig.
- Bij een dagvullend programma zorg je voor afwisseling in onderwerpen en/of de manier waarop deelnemers informatie tot zich nemen.
- Betrek deelnemers actief.
Wat als je (alsnog) moeite hebt om geconcentreerd te werken of te luisteren?
Multitask! Huh, maar dat is toch juist niet de bedoeling? Wel dus, multitasken kan je juist helpen om je focus te versterken, mits je de juiste vorm kiest:
- Doodle er op los tijdens een vergadering of telefoongesprek. Doodlen is het maken van kleine tekeningetjes, wat je helpt om beter te concentreren. Of…
- Luister naar muziek, zonder zang, tijdens je taak.
- En zelfs kauwgom kauwen verhoogt juist je scherpte.
Doe er je voordeel mee!
>>
Studio Cornmill & De IJsselstroom
Impressie Event Summit 2025
Bronnen:
- Mark Tigchelaar
- Brigitte: Concentratie-expert
- Zelforganisatiefabriek
>
>>
De auteur:
Sinds 2024 heb ik, Elske, Anders Vergaderen overgenomen en inspireer ik je graag op het gebied van anders vergaderen zowel door de leukste kleinschalige vergaderlocaties te vinden en presenteren als het inspireren op inhoud en vorm. Hoe vergader je nou ANDERS.
Meer over mij | Schrijf je in voor de nieuwsbrief, net een beetje anders