Praktische informatie voor Vergaderlocaties en – boekers – ‘Coronaproof’ Vergaderen …
… helaas niemand kan het nog voor 100% garanderen. Ook wij niet. Maar wat we wel kunnen doen is de beschikbare richtlijnen, verschillende interpretaties en tips die wij kunnen vinden zo compact- en praktisch mogelijk in kaart brengen. En dát doen we met plezier.
Dus wil jij dus – zo goed mogelijk geïnformeerd – met een gerust hart vergaderen, trainen of brainstormen lees dan hieronder hetgeen wij aan informatie voor je gevonden hebben.
Verzoek! Mocht jij in het onderstaande onjuistheden signaleren of aanvullende praktische tips voor ons hebben, dan vernemen wij dit uiteraard graag!
(Disclaimer: Onderstaande informatie is o.a. afkomstig van www.rijksoverheid.nl. Wij houden deze informatie – met het oog op vergaderen in Coronatijd – zoveel mogelijk voor je in de gaten. Aangezien de overheid de instructies en voorschriften echter regelmatig verandert en deze nogal algemeen- en vaak multi-interpretabel van aard zijn, kunnen we helaas geen enkele verantwoordelijkheid nemen en/of aansprakelijkheid aanvaarden voor de actualiteit en/of juistheid van het onderstaande.
Mag je fysiek vergaderen in Coronatijd?
Ja! Het is sinds 25 september 2021. inderdaad weer toegestaan om met grotere groepen bij elkaar te komen. Voor zover wij kunnen achterhalen geldt er geen limiet aan het maximaal aantal personen waarmee je kan vergaderen.
Maar let op: bij aankomst op locatie kunnen*) jouw deelnemers gevraagd worden om een QR code tonen.
*) Het is niet geheel duidelijk of een vergaderlocatie verplicht is om een QR code te vragen. Het officiële voorschrift stelt namelijk: Alleen als er primair sprake is van horeca, een evenement (met heel veel mensen) of een culturele voorstelling, dan is het coronatoegangsbewijs verplicht.
Maar is van deze zaken ‘primair sprake’ in het geval van een vergaderlocatie? Op de website van KBO-Brabant troffen wij (m.b.t. de activiteit vergaderen) de hier volgende informatie aan:
Het coronatoegangsbewijs is vanaf zaterdag 25 september 2021 op veel plaatsen verplicht, zoals in de horeca, bioscopen en sportkantines. Het coronatoegangsbewijs is in dorps- en buurthuizen echter niet verplicht. Op verzoek van KBO-Brabant heeft het ministerie van VWS hierover uitsluitsel gegeven. Zie deze handreiking dorps- en buurthuizen bij CTB.
Coronatoegangsbewijs in dorps- en buurthuizen niet verplicht
Dat betekent dat uw ontmoetingsactiviteiten, zoals kaarten, beweegactiviteiten, inloopmogelijkheden en lezingen weer ‘gewoon’ georganiseerd kunnen worden. Ook als u wilt vergaderen in het dorps- of buurthuis is een coronatoegangsbewijs niet verplicht.
Heb je 2 minuten? lees dan even de volledige tekst + aantal nuttige tips even de hele tekst op; https://www.kbo-brabant.nl/nieuws/geen-coronatoegangsbewijs/
Anders Vergaderen Tip 1) Stem met locatie af: wel/geen Coronatoegangsbewijs noodzakelijk?
Stem met jouw locatie van tevoren af welke richtlijnen zij hanteren en of er wel of geen Coronatoegangsbewijs zal worden gevraagd. Mocht er alsnog twijfel zijn neem dan – in overleg met elkaar – contact op met de desbetreffende gemeente om te vernemen wat hun richtlijnen zijn.
Anders Vergaderen Tip 2) Hou nog steeds voldoende afstand!
Hoewel het 1,5 meter voorschrift officieel vervallen is raden wij een ieder aan om ook op (vergader) locaties, binnen de gegeven mogelijkheden, voorlopig nog voldoende afstand te bewaren. Je kunt elkaar immers, ook na vaccinatie, nog steeds besmetten. Door voldoende afstand te houden verklein je opnieuw het risico van besmetting. Voor zowel de deelnemers als ook voor het personeel van de locatie zelf.
… en houd je uiteraard nog steeds aan de inmiddels bekend basisregels om verspreiding van het coronavirus zoveel mogelijk te voorkomen. Dus blijf handen wassen en geef elkaar de ruimte. Bij klachten: blijf thuis en laat je snel testen. En zorg voor voldoende frisse lucht. Zo geef je corona weinig kans.
Voor meer details: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19/algemene-coronaregels/basisregels
Anders Vergaderen Tip 3) Zorg voor voldoende ventilatie momenten tijdens jouw vergadering
Frisse lucht is super belangrijk. Niet alleen om helder te kunnen blijven nadenken, maar ook om daarmee een mogelijke overdracht van het virus verder te beperken. Zorg daarom – in overleg met de locatie – dat de vergaderruimte voldoende wordt gelucht. Enkele tips:
- Stem met de locatiehouder het programma zo af dat hij/zij de vergaderlocatie meerdere keren per dag(!) extra kan ventileren. Door o.a. de ramen en deuren tijdens de pauzes wijd (tegen elkaar) open te zetten.
- Ga tijdens de pauzes zoveel mogelijk naar buiten – ook als het wat frisser is.
- Een ‘break-out sessie’ kan natuurlijk ook uitstekend buiten plaatsvinden. Bijvoorbeeld wandelend in kleine groepjes. (Praktische bijkomstigheid: Hoe kleiner de groepjes hoe meer ieders inbreng daadwerkelijk naar bovenkomt!)
- Adviseer deelnemers aan jouw vergadering om voldoende warm gekleed naar de locatie te komen (Inclusief een warme jas en wandelschoenen voor een buitenpauze, vergader- of groepsactiviteit)
Anders Vergaderen Tip 4) Zo ‘Coronaproof’ mogelijk vergaderen doe je vooral bij …
de door Anders Vergaderen geselecteerde locaties. Zij hebben zich stuk voor stuk tot in de puntjes voorbereid om jou, jouw team en collega’s zo ‘Coronaproof’ mogelijk te kunnen ontvangen en verzorgen. Ieder op hun eigen manier passend bij hun unieke en bijzonder ruimte. Hoe vind je veelal beschreven op hun individuele locatiepagina op onze site. Mocht je aanvullend daarop toch nog vragen hebben, dan kun je de vergaderlocatie en contactpersoon uiteraard direct benaderen.
Bekijk hier onze volledige selectie unieke vergaderlocaties in Nederland (en net over de grens) >
